GoogleドライブとGeminiに判断の下準備を任せる、癖は会社の記憶に

新しいサービスを始める、取引の条件を見直す、社内の決まりを作る。準備が進むほど、「これは社長に聞かないと決められない」という点が増えていきます。

こんなことに、心当たりはないでしょうか。

• 担当者は資料をそろえたのに、返事が来るまで次に進めない
• 社長は論点を一つずつ読み、毎回一から考え直すので時間がかかる
• 前にも似たことを決めたはずなのに、その時の理由を誰も覚えていない
• 気づけば「決めること」そのものが後回しになっている

この記事では、GoogleドライブとGeminiで判断の下準備がどこまで楽になるかを、一つの場面に沿って紹介します。そのうえで「うちの社長ならこう決める」という案まで用意するには何が足りないのか、当社がそれをどう補っているのかを、実際にあった1日の出来事でお伝えします。

先に結論を書いておきます。資料を集めて並べるのは道具に、決める人の癖と理由は会社の記憶に任せると、決める人は確認と同意に集中できます。

01GoogleドライブとGeminiで、判断の下準備はここまで速くなった

取引先向けに新しいサービスを始める前に、条件をいくつか決めておく場面で考えてみます。お試し期間が終わったらどうするか、申込みの時に何に同意してもらうか、どんな情報は預からないか。関係する資料は、ドライブのあちこちにあります。

これまで：ファイルを開いて、読み比べていた

担当者が企画書、前の案件の申込書、打ち合わせのメモを一つずつ開き、論点ごとに「A案ならこう、B案ならこう」と表にまとめる。社長はその表を受け取って、また元の資料を開き直す。下準備にも判断にも、読む時間がかかっていました。

今：Geminiに集めさせ、並べさせる

ドライブやドキュメントの中でGeminiに頼めば、複数の資料の要約、論点の洗い出し、案ごとの比較表づくりまでがかなり速くなりました。ここまでは、すでに使っている方も多いと思います。

さらに2026年11月10日、Google Workspaceで「スキル」の提供が始まりました。チームのルールやひな形、参照するファイルに沿ってGeminiを動かす指示を、繰り返し使える形で持っておける機能です。Gmail・ドキュメント・スライド・ドライブ・ChatのGeminiで使えます（今のところ指示は英語のみ対応）。

※Google Workspace公式ブログ（2026年11月10日）より。

仕事での使い方：「判断メモの型」をスキルにしておく

たとえば「論点・選択肢・それぞれの影響・関係する過去の資料」という型を決め、スキルにしておく。担当者は論点が出るたびにそれを呼び出せば、毎回同じ形の下準備が社長に届きます。社長は、見慣れた形で読める。これだけでも返事はかなり早くなるはずです。

ポイント 資料を集める・要約する・同じ型で並べる。この3つは、ドライブとGeminiに任せられる所まで来ています。

02それでも資料には「うちの社長ならどう決めるか」が書いていない

ここまでそろっても、Geminiが並べられるのは「選択肢」までです。どれを選ぶかは、やはり決める人のところで止まります。

理由は単純で、資料に残っているのは「決まったこと」がほとんどだからです。過去に何を選び、何を退け、なぜそうしたか。そこが残っていなければ、AIは一般論の案しか出せません。

公平に書いておくと、ドライブでも近づけることはできます。決めるたびに「決めたこと・理由・退けた案」を一枚のドキュメントに書き足し、スキルの参照ファイルに指定する。これを続ければ、Geminiもかなり社長らしい案を出せるようになるはずです。難しいのは、その一枚を毎回書き続けること。それと、会話やチャットで決まったことが、その一枚に戻ってこないことです。

03の論点が、夕方の一言で決まった日

当社の例の前に、「会社の記憶」を少しだけ説明します。

会社の記憶は、会社で決まったこと、その理由、退けた案、仕事のやり方を、どのAIからも読める形で1か所に残したノートです。普段使っているAIを、このノートにMCPでつないでいます。MCPは、AIと外の道具をつなぐための共通の差し込み口のようなものです。つながったAIは、会話の途中で会社のノートを読みに行き、決まったことが出ればその場で書き足します。

他社向けサービスの準備で、判断待ちが19点たまった

11月のはじめ、当社はこの会社の記憶の仕組みを、他の会社にも使っていただくための準備を進めていました。その日の朝、AIが課題の一覧を実際の作り物と照らし合わせ、「決める人でないと決められない点」を8つ、それに付随する確認を6つにまとめました。日中、別のAIが点検をやり直すと、さらに5点増えました。合わせて19点です。

ふつうなら、19の論点を一つずつ読んで、一から考えるところです。ところがこの一覧には、どの論点にも「鈴木ならこう決める」という予想と、その根拠が先に付いていました。たとえばこんな具合です。

• お試し期間が終わった会社：止めずに、お知らせだけ出して続ける（退けた案：期間で止める）
• 申込み時の同意：専用の仕組みは作らず、申込書の署名で取る（退けた案：同意のための道具を新しく作る）
• 体調・家族の事情・人事評価：例外なく預からない（退けた案：一部の人だけが見る場所なら書けるようにする）
• まだできていない機能：「準備中」と事実で伝える（退けた案：先回りして約束する）

根拠として挙がっていたのは、私の判断の癖でした。道具を増やさず今ある仕組みを使う。個人の情報には例外を作らない。「安全です」と言い切らず、事実で言う。導入先の手間を先に減らす。測りやすい数字に飛びつかず、仮の物差しを先に置く。

どれも、過去の決定の記録から拾われたものです。たとえば10月、導入先の設定方法を選んだ時、私は「この設定を面倒がられたら意味がない」と、早く始められる方より、相手が手間に感じない方を選んでいました。その一言が理由ごとノートに残っていたので、AIは今回の論点にも同じ物差しを当てられたわけです。

夕方、一覧を読んだ私が返したのは、この一言でした。

「全面的に予測通りです」

19点すべてが、予想どおりにそのまま決定になりました。退けた案と理由も一緒にノートに残り、止まっていた項目の続きを進める段取りが、その場で並びました。

番頭が先に書類をそろえておくように

例えるなら、長く勤めた番頭さんが「社長ならこう言うはずです」と、先に書類をそろえて机に置いておくようなものです。社長は目を通して、違う所にだけ赤を入れればいい。

もちろん、予想がいつも当たるわけではありません。以前、取引先への連絡を途中でこまめに出すかどうかで、AIは「早めに出す」と予想しましたが、私の答えは「仕上がってから自分で一度に出す」でした。外れた時は、なぜ外れたかをノートに一行足しています。外れた理由まで残るので、次の予想が少しずつ自分に近づいていきます。

04ドライブ・Geminiと会社の記憶、受け持ちの分け方

二つは取り合うものではなく、受け持ちが違います。

社内の資料がほぼドライブにあり、使うAIもGeminiでそろっているなら、判断メモの一枚とスキルの組み合わせから始めるのが手軽です。決定がチャットや電話、別々のAIとの会話で生まれる会社では、決めたその場で理由ごと残る仕組みの方が続きます。どの判断から仕組みに乗せるかは、業務改善のご相談の中でも一緒に考えています。

私は、決める人の仕事は「考えること」より「確かめて、引き受けること」に寄せていいと思っています。考える材料と、自分ならどう決めるかの予想までは、記録とAIが用意できるようになりました。

05今日から残せる「判断の一組」と、向く会社

道具を変えなくても、残し方を変えるだけで下準備はずいぶん楽になります。

• 決めたら「決めたこと・理由・退けた案」を一組で書く。 退けた案が一行あるだけで、次に似た論点が来た時の予想の材料になります
• 自分の決め方の癖を、短い言葉にしておく。 「道具は増やさない」「お客様の手間を先に減らす」など。AIにも、新しく入った人にも伝わります
• 確認を頼む時は、予想を付けて聞く。 「こう決めると思いますが、違う所だけ教えてください」。答える側の負担がぐっと減ります
• 予想が外れたら、理由を一行足す。 当たり外れより、外れた理由の方が後で効きます

向く会社は、似た判断を何度もする会社、決める人が忙しくて返事が詰まりがちな会社、決定がいろいろな場所で生まれる会社です。向かない会社は、判断の機会がそもそも少ない会社。その場合は、ドライブに判断メモを一枚置くだけで十分だと思います。

まとめ 資料を集めて並べるのは、ドライブとGeminiが得意です。決めた理由と退けた案を会社の記憶に残しておくと、AIは決める人の癖から案まで先回りして用意でき、決める人は確認と同意に集中できます。

御社なら、どの判断から理由を残していくと効くか。一緒に整理するところからお手伝いしています。気になった時にお問い合わせから気軽に声をかけていただけたら嬉しいです！